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Gavà aumenta un 20% la productividad de sus funcionarios gracias a un software de control de sus ordenadores

miércoles 23 de julio de 2014, 13:48h
Gavà aumenta un 20% la productividad de sus funcionarios gracias a un software de control de sus ordenadores
El Ayuntamiento de Gavà se ha convertido en uno de los primeros de Cataluña en implantar en los ordenadores de sus funcionarios un software en el que quedan registradas todas las actividades que realizan, lo que ha disparado su productividad media en un 20% y facilita el teletrabajo, además de ahorrar gasto público.
Desde la instalación del programa informático denominado WorkMeter, en sólo tres meses los cerca de 500 funcionarios municipales de Gavà, de los que 150 trabajan en oficinas, rinden más en su trabajo, lo que redunda en beneficio de la población, según los responsables municipales.

La herramienta informática no sólo mejora la gestión al modernizar la organización porque aplica criterios de racionalidad, eficiencia y austeridad, sino que permite identificar con precisión las áreas con más oportunidades de mejora. Desde la perspectiva del empleado municipal, el programa refleja la gestión de su tiempo de trabajo, ya que no es intrusivo y ofrece la métrica o mapa de sus actividades. Desde el punto de vista de la gestión, el Ayuntamiento podrá ahora adoptar decisiones internas de forma más objetiva.

Gracias a los datos que proporciona el software en tiempo real de toda la actividad de los trabajadores públicos, el ayuntamiento ha anunciado la adopción de un plan de mejoras que pasa, primero, por la reducción de un 25% de los equipos y licencias informáticas que se han detectado como innecesarios o que pueden ser utilizados de forma rotativa, con el consiguiente ahorro del dinero de todos. La herramienta también ha facilitado la elaboración de un programa de teletrabajo que se implantará durante los próximos tres años.

Más motivación y compromiso
Así, los funcionarios de Gavà podrán trabajar desde sus hogares, gracias a que tendrán mayor motivación y más compromiso con sus tareas y en la confianza municipal de que no perderán el tiempo, puesto que el software registrará todas sus actividades. Además, este plan de teletrabajo reducirá costes por rotación y bajas del personal, así como menos gastos indirectos de mantenimiento y consumos y desplazamientos por la ciudad, lo que supone ahorro de dinero para los funcionarios y para el ayuntamiento, además de estar claramente alineado con las políticas de ahorro energético impulsadas a nivel local y con lo que supone el concepto de “ciudad inteligente”.

El alcalde de Gavà, el socialista Joaquim Balsera, ha declarado que “con WorkMeter estamos mejorando nuestro compromiso con los ciudadanos en la mejora de la productividad, rigor, buenas prácticas y transparencia en la gestión del Ayuntamiento”. La herramienta informática, además de mejoras internas, mejor servicio al ciudadano y gestión más profesional, procurará un ahorro municipal acumulado de varios millones de euros en los próximos años, según los responsables de WorkMeter, y sin necesidad de ajustes traumáticos de plantilla.

También los incentivos podrán aplicarse con criterios de mayor objetividad en función de quien trabaje más y mejor, dada la transparencia que permite el software, cuya instalación fue previamente informada a los funcionarios, que lo aceptaron como una solución para la gestión de su tiempo, permitiendo también el descubrimiento de sus propias
Joaquim Balsera, alcalde de Gavà.
dinámicas de trabajo que no conocían y sobre las que se están haciendo planes de mejora.

Bloquear las redes sociales
Estar toda la jornada delante del ordenador no es sinónimo de productividad. Muchas empresas optan por bloquear a sus trabajadores el acceso a las redes sociales e, incluso, a sus correos personales. Otras compañías, al igual que ha hecho ahora el Ayuntamiento de Gavà, implantan el software WorkMeter para que los trabajadores sean conscientes de su comportamiento a través de métricas objetivas que ellos son los primeros en conocer, por lo que no son intrusivas.

Cuando el uso del correo electrónico y de las redes sociales se convierte en abuso entre los empleados que utilizan el ordenador como herramienta principal de trabajo, las empresas sólo tienen dos alternativas: bloquear cualquier actividad que no tenga relación el trabajo o implantar, de acuerdo con los trabajadores, un software que dé en tiempo real las métricas de la productividad. La crisis financiera y de la deuda soberana en España ha tapado la asignatura pendiente de elevar la productividad de nuestras empresas, y más aún, de nuestras administraciones públicas, muy alejadas de la media europea. Existe consenso en que se está mucho tiempo en el trabajo, pero no todo el tiempo produciendo.

Salario asociado a productividad
Patentado por la empresa española Workmeter, cuyo consejero delegado es Joan Pons, que también introdujo en España el primer antivirus, este software se ha empezado a implementar en cientos de empresas y administraciones, tanto estatal como autonómica y local. En todos los casos, sus responsables se han mostrado interesados en aplicar el software entre los funcionarios y personal laboral como una herramienta que facilite la asignación de incentivos a quien más produce. No en vano, la relación entre productividad y salario va a ir cada vez más de la mano, después de que se hayan puesto en tela de juicio los aumentos salariales generalistas en función del IPC o de otros indicadores.

Joan Pons facilita con su software “la adaptación de las empresas y/o administraciones a los cambios socio-tecnológicos de los últimos años”. Reconoce que “todos realizamos un uso intensivo de las tecnologías a través de más de un dispositivo. Hasta hace poco –añade-, sólo algunas organizaciones trataban de implantar nuevas iniciativas como el teletrabajo y el horario flexible o nuevos procesos para mejorar la gestión del tiempo, la motivación y el compromiso de sus empleados”. “Sin embargo –concluye Pons-, muy pocas sabían realmente como gestionar y sacar provecho de las nuevas tecnologías (internet, las redes sociales etc.)”.

En opinión de Pons, hoy en día, “las empresas y las administraciones deben adaptarse a estos cambios para mejorar nuestra competitividad, retener y potenciar el talento. Tenemos que buscar un camino para aceptar, entender y fomentar los cambios socio-empresariales”. A juicio de este experto, una adaptación exitosa requiere no solo del cambio en las organizaciones, sino también del apoyo por parte de las personas que las componen, y por ello considera que “es imprescindible que sean conscientes de la importancia de su implicación y aportación en los resultados”.

Refleja nuestro comportamiento.
Y ahí entra el software. Apoyándose en datos objetivos “facilitamos que las personas valoren adecuadamente su rendimiento, gestionen mejor su tiempo, y perciban positivamente los cambios estructurales”, asegura el consejero delegado de WorkMeter. “Ver reflejado nuestro comportamiento en datos numéricos objetivos, entender y ser conscientes de cómo invertimos nuestro tiempo nos ayuda a comprender mejor las necesidades y nos permite implementar cambios y hábitos que afecten positivamente a los resultados” comenta Joan Pons.

Por esa razón, la misión de esta compañía no es otra que ofrecer a las personas y organizaciones una solución de software que les permita obtener información objetiva en la que apoyarse para identificar las principales aéreas de mejora, consensuar decisiones e introducir los cambios necesarios hacía las mejores prácticas. Una solución que no sólo identifica los cambios necesarios, sino que también mide el impacto de los mismos para seguir mejorando día tras día.

WorkMeter como empresa y producto hace algo más de un año que se comercializa, aunque llevaba dos años más desarrollándose, y su concepto se basa en la medición de la productividad del personal para lograr, mediante la autogestión de cada empleado, la máxima excelencia en la ocupación de su tiempo laboral.

Fácil instalación también en el teléfono
El producto, diseñado para puestos de trabajo intensivos en el uso del ordenador y el teléfono, se instala tan fácilmente como cualquier otro software de oficina, y automáticamente y de forma inmediata registra el uso del tiempo de cada uno de sus usuarios. Los empleados y sus jefes pueden obtener así un retorno de su actividad o feedback imparcial y constante del empleo de su tiempo en su puesto de trabajo.

El software muestra a los trabajadores y a sus directivos, entre otros datos, la posible fragmentación en la realización de ciertas tareas, como por ejemplo la revisión del correo electrónico y asistencia a reuniones, dándoles la oportunidad de aumentar de forma instantánea, significativa y autónoma su productividad. Según la experiencia de la empresa, el desperdicio de tiempo por fragmentación de tareas supone una jornada efectiva de tan sólo 5,5/ 6 horas.

Respeto a la privacidad
La filosofía inherente a WorkMeter “es la del respeto más absoluto y escrupuloso de la intimidad del personal”, subraya Pons, ya que
Sin necesidad de ajustes traumáticos de plantilla, Gavà ahorrará varios millones de euros en los próximos años mientras mejora el servicio a los ciudadanos.
“sólo informa al superior jerárquico del porcentaje de tiempo de dedicación a actividades privadas de sus empleados, sin dar ningún otro detalle más que afecte a la privacidad”. Es decir, informa del tiempo que el empleado ha destinado a redes sociales o a navegar en internet, pero no indica qué es lo que dice ni lo que ve.

En cambio, sí le permite conocer detalladamente cómo emplea su tiempo de trabajo cada uno de sus colaboradores, información de gran utilidad para la gestión de los equipos. Esa misma filosofía de autogestión productiva del tiempo permite implementar de forma natural y eficaz iniciativas como la flexibilidad de horarios y el teletrabajo desde casa; conceptos que sin duda redundan en la motivación del personal y, consecuentemente, también en la productividad del tiempo de trabajo.

Fomento de la autogestión
En un estudio realizado sobre las 200 primeras empresas que han aplicado la solución WorkMeter en España y que representan un total aproximado de 3.800 usuarios, destaca Acuista.com que ha logrado un ratio de productividad del 94% a lo largo de su primer año de implantación. Es el único producto en el mercado que ofrece datos objetivos sobre la actividad y la productividad, lo que representa una verdadera revolución en la gestión y autogestión del tiempo de las personas. Una de las características principales de WorkMeter es que fomenta de manera muy directa la autogestión, sin ser intrusivo y respetando siempre la privacidad del usuario.

El proyecto WorkMeter nace en 2008 liderado por el emprendedor barcelonés Joan Pons, referente en el sector IT, fundador y artífice del éxito mundial de la empresa NTR Global. Al año de comercialización, WorkMeter se ha hecho con una cartera significativa de clientes en sectores muy variados tales como Privalia, Riva y García o Criteria; y apuesta desde los inicios por su expansión internacional, teniendo ya presencia significativa en países como USA, Holanda y Ghana.

Poder conectarse en horario laboral
Las redes sociales han supuesto un gran avance en la comunicación humana. Acercan y mantienen en permanente contacto a familiares y amigos. Pero su abuso en horario laboral comporta pérdidas de concentración y, por tanto, de productividad. Que me envíe un WhatsApp quien no haya consultado en el trabajo su correo particular, escrito un mensaje o tuiteado.

Un estudio de Sondea para Nestea subraya que el 88% de 2.618 encuestados está unido a Facebook, seguido de Twitter (34%). Lo revelador es que casi la mitad de los catalanes (44%) asegura “estar enganchado” a internet y dice conectarse entre una y cuatro horas diarias a las redes sociales, mientras el 38% reconoce que se pasa una media de 4 a 10 horas diarias. ¡Eso sí que es vivir en Matrix!
Los smartphones también provocan la pérdida de la educación. Cerca del 30% de los catalanes reconoce que interrumpe una charla con amigos, una comida familiar o el trabajo para leer un mensaje, un email o una notificación en el móvil, actitud que provoca que el 46% se haya molestado en alguna ocasión porque no le prestaban atención. ¿Se imaginan cómo se sienten los empresarios cuando ven que están pagando por un tiempo que los empleados utilizan para cuestiones personales?

Muchas empresas han optado por prohibir las redes sociales e incluso el acceso a internet para evitar que sus trabajadores pierdan el tiempo. La firma catalana WorkMeter, de software aplicado a la gestión empresarial, triunfa instalando en los ordenadores una aplicación que ofrece al empleado y a su dirección datos sobre su actividad a partir de la realización de un mapa de las aplicaciones o páginas web utilizadas o en las que ha estado trabajando.

También en banca y seguros
Joan Pons, fundador y consejero delegado de la compañía, que también tiene presencia significativa en Estados Unidos, Holanda y Ghana; asegura que el objetivo de WorkMeter no es fiscalizar, una función para la que ya existen otras aplicaciones, sino que se trata de obtener ratios de tiempo productivo a partir de una definición previa y pactada entre la empresa y su plantilla. Pons señala que una de las prioridades en España es convertirse en proveedor de las administraciones públicas como es el caso de Gavà. Unas administraciones que, junto a sectores como la banca o los seguros, son los más idóneos para este tipo de producto.

La instalación de este software de medición dispara de forma automática la productividad, como en el caso de Gavà, al elevar el enfoque laboral, que viene determinado por la concentración y la dedicación a la tarea específica a partir de una eficaz gestión del tiempo. La prohibición de internet y de las redes sociales en el trabajo está llegando a su fin, porque consultar el correo o tuitear cada x tiempo puede ser considerado, si se pacta, como parte de un legítimo descanso. ||
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